Erfolgreich Geld eintreiben lassen: So geht es

1. Geld eintreiben lassen: Voraussetzungen

Nach Abschluss eines Auftrages oder Erbringung einer Leistung erhält ein Geschäftspartner von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen eine prüffähige Rechnung mit einem konkreten Zahlungstermin.

Da Form- und Fristverstöße Kunden einen ersten Anlass geben, um eine Rechnung nicht zu begleichen, ist es wichtig, auf Vollständigkeit der pflichtigen Angaben zu achten:

• Name, Anschrift & Ausstellungsdatum
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistungen
• Liefer- und Zahlungszeitpunkt
• Entgelt, Steuerbetrag & Boni

Nur mit einer vollständigen, prüffähigen Rechnung können Sie später Ihren Zahlungsanspruch ohne Zweifel nachweisen, falls der Kunde nicht zahlt.

Sofern Sie keine andere Frist vereinbart haben, befindet sich Ihr Kunde 30 Tage nach Zustellung der Rechnung in Zahlungsverzug. Dann sind Sie berechtigt, die Schulden selbstständig einzufordern oder mit professioneller Unterstützung eine offene Forderung eintreiben zu lassen.

Infrage kommen dafür:

• Anwalt
• Gerichtsvollzieher
• Inkasso-Dienstleister
• Factor

2. Wie kann ich Schulden eintreiben lassen?

Um eine Geschäftsbeziehung mit treuen Kunden nicht durch überzogene Maßnahmen zu gefährden, kann es hilfreich sein, wenn Gläubiger davon absehen, als erste Maßnahme einen Geldeintreiber zu beauftragen.

Es kann sich zunächst der persönliche Kontakt zum Kunden empfehlen:

• Begründet der Kunde den Zahlungsverzug mit z. B. Mängeln am Produkt, können Sie ihm Nachbesserungen anbieten und etwaige Mängel beheben.
• Eine freundliche Zahlungserinnerung signalisiert Ihrem Kunden Verständnis und Entgegenkommen. Verzichten Sie in diesem Schreiben auf zusätzliche Gebühren oder neue Fristen.
• Hat der Kunde die Überweisung vergessen, können Sie nach eigenem Ermessen Aufschub gewähren und die Zahlungsfrist verlängern.
• Hat Ihr Kunde Zahlungsschwierigkeiten, können Sie ihm eine Ratenzahlung anbieten. Ihr Verständnis sichert Ihnen das Vertrauen des Kunden – und ist günstiger als ein gerichtliches Mahnverfahren oder gar eine Klageerhebung.

Zahlt Ihr Kunde dann immer noch nicht, können Sie durch folgende Maßnahmen einen Vollstreckungstitel erhalten. Damit können Sie das Geld eintreiben.

• Senden Sie Ihrem Kunden eine Mahnung per Einschreiben mit Rückschein und weisen auf den Zahlungsverzug hin. Mit dem Verzug können Sie Verzugszinsen erheben.
• Mit Unterzeichnung eines Schuldanerkenntnisses erklärt der säumige Kunde, dass er Ihnen einen ausstehenden Betrag schuldig ist.
• Sie können auch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Widerspricht der Schuldner dem Mahnbescheid nicht bzw. nicht fristgerecht, erhalten Sie einen Vollstreckungsbescheid – also einen rechtskräftigen Titel. Mit diesem können Sie das Geld beispielsweise durch einen Gerichtsvollzieher eintreiben lassen.
• Verweigert Ihr Kunde weiterhin die Zahlung, können Sie Klage einreichen. Ein Gericht bestätigt so Ihren Zahlungsanspruch.
• Sollte Ihr Kunde gegen Ihren Mahnbescheid Widerspruch einlegen, kommt es ebenfalls zum Prozess.

3. Benötige ich einen Anwalt?

Spätestens wenn außergerichtliche Einigungsversuche erfolglos geblieben sind und es nicht möglich war, die offene Forderung einzutreiben, kann es sich lohnen, einen Anwalt mit Schwerpunkt Inkasso zu kontaktieren.

Der Vorteil: Insbesondere bei strittigen oder hohen Forderungen sparen Sie Zeit, Nerven und Geld, da im Gegensatz zu Gerichtsvollziehern oder Inkassobüros und Inkassodienstleistern ein Anwalt von Anfang an folgende Aufgaben übernehmen kann:

• Erstellen einer rechtskräftigen, prüffähigen Rechnung. Damit können Sie Ihren Zahlungsanspruch zweifelsfrei nachweisen und schützen sich vor formalen Fehlern und Fristverstößen.
  Entscheiden Sie sich für eine Ratenzahlung, kann er Sie beim Abschluss einer Zahlungsvereinbarung unterstützen, die die finanziellen Verhältnisse des Schuldners berücksichtigt sowie seine Zahlungsverpflichtungen rechtssicher regelt.
• Er kann den Schuldner in Verzug setzen, Verzugszinsen berechnen und einen etwaigen Schadensersatzanspruch prüfen.
• Durch Verhandlungsgeschick und umfassende juristische Kenntnisse kann er Sie vor einem kostenintensiven, langwierigen Prozess bewahren, indem er eine außergerichtliche Einigung in Ihrem Interesse mit dem säumigen Kunden erzielt.
• Andere Dienstleister wie Gerichtsvollzieher, Inkasso- und Factoring-Unternehmen agieren in eigenem Interesse und können erst helfen, wenn Sie bereits gemahnt oder einen Vollstreckungstitel erstritten haben.
• Beläuft sich die Rechnung auf über 5.000 €, kann Sie nur ein Anwalt gerichtlich vertreten, wenn keine der vorherigen Maßnahmen zur Zahlung des Kunden führt.

Durch Beauftragung eines Juristen entstehen Ihnen Kosten auf Grundlage des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG).

Allerdings können Sie die anfallenden Anwaltskosten

• Nach erfolgreicher Durchsetzung von der Gegenseite zurückfordern.
• Von Ihrer Rechtsschutzversicherung erstatten lassen.

4. Gerichtsvollzieher mit Zwangsvoll­streckung beauftragen

Wenn Sie einen gerichtlichen Vollstreckungstitel haben, können Sie Ihr Geld von einem Gerichtsvollzieher eintreiben lassen. Sobald Sie ihm einen Vollstreckungsauftrag erteilen, darf er bewegliches Vermögen wie Schmuck, Elektronik, Autos oder Gemälde pfänden. Er ist außerdem berechtigt, eine Einigung mit Ihrem Kunden zu erzielen.

Daher kann er mit Ihrem Einverständnis:

• Schulden erlassen
• Aufschub gewähren
• Ratenzahlungen vereinbaren

Treibt der Gerichtsvollzieher erfolgreich Schulden ein, können Sie die anfallenden Kosten für seine Tätigkeit als Verzugsschaden beim Schuldner geltend machen.

Ist Ihr Kunde nicht zahlungsfähig, müssen Sie entweder von der Beauftragung eines Gerichtsvollziehers absehen oder eine Gehalts- bzw. Lohnpfändung anstreben: Dann bleibt Ihrem Kunden nur ein unpfändbarer Grundbetrag von 1.133,80 € monatlich zum leben.

Ein grundlegender Nachteil des Gerichtsvollziehers ist die Notwendigkeit eines Titels: Sie müssen erst ein gerichtliches Mahnverfahren oder einen Gerichtsprozess anstrengen, bevor er vollstrecken darf. Besonders bei strittigen Forderungen kostet Sie das wertvolle Zeit, bevor Sie einen Gerichtsvollzieher überhaupt beauftragen können.

5. Forderungsverkauf an einen Factor

Factoring ist ein Anglizismus – „factura“ ist Latein und bedeutet „Rechnung“.

Im Rahmen des Factorings verkaufen Sie alle offenen Forderungen – auch zukünftige – an einen Factor. Das ist der größte Unterschied zu einem Inkasso-Unternehmen, das in der Regel erst beauftragt wird, wenn bereits bestehende Forderungen einzutreiben sind.

Beim Factoring erhalten Sie binnen zwei Tagen zwischen 80 und 90 % der Außenstände zurück. Das Risiko eines Zahlungsausfalls trägt nun der Factor.

Lassen sich die Schulden erfolgreich eintreiben, erhalten Sie nachträglich den noch ausstehenden Betrag vom Factor abzüglich seiner Gebühren zurück.

Trotz schneller Liquidität und entfallendem Forderungsmanagement hat Factoring einige Nachteile:

• Um Geld einzutreiben, kann der Factor – genau wie Sie – ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ein Inkassobüro beauftragen. Dafür berechnet er Ihnen hohe Gebühren.
• Ihre Kunden könnten den Forderungsverkauf an einen professionellen Geldeintreiber als negatives Signal und als unseriös auffassen. So könnten Sie treue Stammkunden verprellen.
• Verwendet der Factor bei der Eintreibung der Forderung unlautere Methoden oder setzt den Schuldner unter Druck, verschreckt das Kunden und gefährdet unter Umständen ebenfalls eine langjährige Kundenbindung.
• Bei fehlender Kreditwürdigkeit des Schuldners kann ein Factor den Forderungskauf ablehnen, um sich vor Zahlungsausfällen zu schützen.

Die Kosten des Factorings lassen sich nicht genau beziffern: Neben Höhe der Forderung, Bonität der Kunden und Branche Ihres Unternehmens wirken sich auch nicht abschätzbare Risiken auf die Höhe der Gebühren aus. Denn sobald der Factor ein höheres Risiko von Zahlungsausfällen trägt, steigen auch die Kosten.

6. Unstrittige Forderung vom Inkasso eintreiben lassen

Offene Forderungen können Gläubiger auch an ein Inkassobüro verkaufen und erhalten dafür garantiert rund 30 % der Außenstände zurück.

Obwohl viele Gläubiger auf Inkasso zurückgreifen, hat diese Variante der Eintreibung viele Nachteile:

• Ein Inkassobüro hat zur Schuldeneintreibung dieselben Möglichkeiten wie Sie. Dafür verlangt es aber besonders hohe Gebühren.
• Im Gegensatz zu einem spezialisierten Anwalt erhalten Sie nur einen Bruchteil der Außenstände zurück. So erhalten Sie bei einer offenen Forderung in Höhe von 4.000 € von einem Inkassobüro nur 1.200 €.
• Viele Inkassobüros sind unseriös. Dies erkennen Sie an überhöhten Gebühren, unrealistischen Zahlungsfristen und Gewaltandrohung. Es kann ruf- und geschäftsschädigend sein, den Schuldner unter Druck zu setzen.
• Wenn Sie z. B. Geld “auf russische Art eintreiben” lassen, können Sie z. B. für Bedrohung, Beleidigung oder Stalking strafrechtlich belangt werden, weil Sie die illegale Vorgehensweise des Dienstleisters in Kauf genommen haben.
• Das Inkassobüro darf keine gerichtliche Vertretung für Sie übernehmen.

7. Handlungsem­pfehlungen: Seriös Geld eintreiben

Einer Ihrer Kunden befindet sich mit einer Rechnung in Zahlungsverzug? Dann haben Sie viele Möglichkeiten, um die Schulden einzutreiben.

Bevor Sie sich Hilfe holen, um Ihr Geld eintreiben zu lassen, stellen Sie sicher, dass Sie alles getan haben, was Sie ohne die Hilfe eines Anwalts oder Inkassobüros tun können:

1. Haben Sie alles getan, was Sie ohne die Hilfe eines Anwalts oder Inkassobüros tun können?

• Zahlungserinnerung versenden.
• Mängel beheben.
• Ratenzahlung anbieten.
• Zahlungsaufschub gewähren.

Versuchen Sie zunächst, ohne Anwalt Geld einzutreiben, um unnötige Kosten zu vermeiden. Verweigert Ihr Kunde trotzdem die Zahlung, können Sie durch persönlichen Kontakt mit dem Kunden etwaige Ursachen für die Zahlungsverweigerung abstellen – und haben einen stichhaltigen Beweis für Ihre außergerichtlichen Bemühungen.

2. Haben Sie den Kunden gemahnt und ihn damit in Zahlungsverzug gesetzt?
Oder haben Sie trotz Mahnung und Fristverlängerung keine Zahlung erhalten?

Notieren Sie die wesentlichen Fakten und suchen Sie alle Dokumente zusammen, die Ihren Anspruch sowie die Zahlungsverweigerung Ihres Kunden belegen:

• Kaufvertrag, Mietvertrag, Rechnung
• Nachweise über Telefonate, Mails, Briefverkehr
• Ratenzahlungsvereinbarungen, Fristverlängerungen
• Zeugenaussagen