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Nebenkostenabrechnung: wichtige Fristen für Mieter und Vermieter

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In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, welche Fristen bei der Erstellung und Begleichung einer Nebenkostenabrechnung einzuhalten sind, welche Konsequenzen die Nichteinhaltung der 12-Monats-Frist der Abrechnung für Sie zur Folge haben kann und welche Fristen für die Begleichung der Nebenkostenabrechnung einer Gewerbeeinheit vorgesehen sind.

 

1. Nebenkostenabrechnung & Fristen: die Abrechnungsfrist

Sowohl für Mieter als auch für Vermieter gelten bei der Begleichung bzw. Erstellung der Nebenkostenabrechnung Fristen, die es einzuhalten gilt. Um Rechtsklarheit zu schaffen, sind diese auch im deutschen Recht verankert. Beispielsweise hat der Vermieter nach Ablauf des Abrechnungszeitraums bis zu 12 Monate Zeit, um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und nachträglich zu korrigieren. Die 12-Monats-Frist der Abrechnung zu den Nebenkosten gilt auch für den Mieter. Innerhalb dieser Zeitspanne kann der Mieter nach Erhalt die Abrechnung beanstanden. Die Beachtung und Einhaltung solcher Fristen bei der Abrechnung ist deshalb so essentiell, da bei Nichtberücksichtigung monetäre Einbußen die Folge sein können.

 

2. Abrechnungszeitraum der Nebenkostenabrechnung

In Deutschland muss sich die Nebenkostenabrechnung auf einen Zeitraum von 12 Monaten beziehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Allerdings gibt es hier zu berücksichtigende Ausnahmen. Ist der Mieter unterjährig in eine Wohnung ein- oder ausgezogen, so ist vom Vermieter ein verkürzter Nutzungszeitraum für die Abrechnung anzusetzen und in der Abrechnung kenntlich zu machen. Die anfallenden Nebenkosten sind vom Vermieter in diesem Fall anteilig auf die Abrechnungsperiode anzurechnen.

Praxisbeispiel für eine unterjährige Abrechnungsperiode:

Bei Mietbeginn am 01. September eines Jahres endet die reguläre Abrechnungsperiode am 31. Dezember desselben Jahres. Daher werden vom Vermieter als Nutzungszeitraum in der Abrechnung vier Monate für den Mieter herangezogen, die entsprechend in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen sein müssen. Die Abrechnung der Nebenkostenhat der Vermieter dem Mieter spätestens bis zum 31.12 des Folgejahres zuzustellen.

Der Abrechnungszeitraum ist meistens an das Kalenderjahr gekoppelt. Dies ist jedoch gesetzlich nicht zwingend notwendig, da es dem Vermieter obliegt, den Beginn des Zeitraums der Abrechnung festzulegen. Erstreckt sich der Abrechnungszeitraum jedoch über mehr als ein Jahr, so sollten Mieter jegliche Nachzahlungen aus der Abrechnung der Nebenkosten verweigern – so lange, bis der Mieter vom Vermieter eine korrekte Abrechnung über einen ordnungsgemäßen Zeitraum erhalten hat.

 

3. Nichteinhaltung der 12-Monats-Frist

Versäumt der Vermieter die 12-Monats-Frist bei Erstellung der Abrechnung gemäß § 556 Abs. 3 BGB, so führt dies regelmäßig zu einer Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung. In diesem Fall kann der Vermieter eventuelle Forderungen aus der Abrechnung gegenüber dem Mieter nicht mehr geltend machen. Sollte sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Rückzahlungsanspruch des Mieters ergeben, so bleibt dieser Anspruch aus der Abrechnung der Nebenkosten dennoch bestehen. Das ggf. vorhandene Guthaben zugunsten des Mieters wird daher nicht angetastet, auch wenn der Vermieter, bzw. der Eigentümer dem Mieter die Nebenkostenabrechnung erst verspätet hat zukommen lassen.

Achtung: Hat der Vermieter den verspäteten Zugang der Nebenkostenabrechnung nicht selbst zu verschulden, bleibt sein Anspruch gegenüber dem Mieter bestehen und die Abrechnung wirksam. Eine unverschuldete Verspätung kann sich beispielsweise ergeben, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist und die aktuelle Adresse erst ermittelt werden muss. Die Beweislast liegt allerdings beim Vermieter und nicht beim Mieter.

 

4. Vollständigkeit der Nebenkostenabrechnung

Hat sich Ihr Vermieter bei der Erstellung und Übergabe der Nebenkostenabrechnung an die gesetzlich festgelegte Frist gehalten, die einzelnen Posten der Nebenkostenabrechnung jedoch nicht ordnungsgemäß aufgeschlüsselt, können sich Mieter laut dem BGH in Karlsruhe dennoch auf die Nichteinhaltung der Frist durch den Vermieter berufen. Eine Neuansetzung oder Verlängerung der Zeitspanne zur Überarbeitung der Abrechnung der Nebenkosten ist aber nicht vorgesehen. Ist Ihre vom Vermieter ausgestellte Nebenkostenabrechnung unvollständig oder enthält formale Fehler, so ist die Abrechnung vom juristischen Standpunkt aus ungültig.

 

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5. Nebenkostenabrechnung & Fristen: Widerspruch des Mieters

Die für den Mieter relevanten Fristen erstrecken sich auf die Einreichung des Widerspruchs gegen eine Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vermieter. Nach Erhalt der Abrechnung der Nebenkosten durch den Vermieter hat der Mieter die Möglichkeit, binnen einer 12-monatigen Frist die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen und ggf. Widerspruch einzulegen. Versäumt der Mieter die im § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB festgeschriebene Frist, so kann er auch nachträglich keinerlei Einwände mehr geltend machen.

Achtung: Die Frist zur Überprüfung der Nebenkostenabrechnung führt nicht dazu, dass die Fälligkeit der Mietkostenzahlung vom Mieter gegenüber dem Vermieter ruht. Diese müssen Mieter dennoch innerhalb der Zahlungsfrist begleichen.

 

6. Nebenkostenabrechnung & Fristen: Zahlungsfälligkeit

Gemäß § 286 Abs. 3 BGB sind offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung  zu begleichen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Rückzahlung erhalten oder eine Nachforderung zahlen müssen – die Frist ist sowohl vom Mieter als auch vom Vermieter einzuhalten. Besteht auf Seiten eines Mieters ein begründeter, wenn auch unbestätigter Verdacht der Unrichtigkeit der Nebenkostenabrechnung, so sollten Sie nur unter Vorbehalt zahlen. Teilen Sie dies Ihrem Vermieter am besten auf schriftlichem Wege mit Angabe des Grundes mit, da Sie sich so das Recht einer Rückforderung bewahren.

Sind im Mietvertrag andere Zahlungsfristen für Guthaben oder Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung festhalten, so sind diese für Mieter und Vermieter entscheidend.

 

7. Verjährung des Nachzahlungsanspruchs

Der Nachzahlungsanspruch vom Vermieter aus der Abrechnung der Nebenkosten erstreckt sich über eine Dauer von drei Jahren. Dennoch muss der Vermieter diesen innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums geltend machen, indem er dem Mieter die entsprechend korrekte Nebenkostenabrechnung zukommen lässt. Ist dies fristgemäß erfolgt, so verlängert sich sein Anspruch aus der Abrechnung auf die besagten drei Jahre.

 

8. Nebenkostenabrechnungsfristen bei Gewerbeeinheiten

Die Nichteinhaltung der 12-Monats-Frist von Vermietern – d. h. der Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter nach Ablauf der Frist – fällt bei Gewerbeeinheiten nicht ins Gewicht. Laut BGH verlieren Gewerberaumvermieter auch nach Fristende ihren Anspruch gegenüber den Mietern aus der Abrechnung der Nebenkosten nicht (BGH, Urteil v. 27.01.2010, XII ZR 22/07, ebenso BGH, Urteil v. 28.05.2014, XII ZR 6/13).

Damit macht die gesetzliche Regelung hier einen grundlegenden Unterschied.

Sollten Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Nebenkostenabrechnung haben, können Sie sich von einem Anwalt zur Nebenkostenabrechnung beraten lassen.

 

9. Praxistipp: Rechtsberatung

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Beitrag von
Anja Ciechowski
Als Teil der juristischen Redaktion bei advocado steht Anja Ciechowski stetig im Austausch mit Anwälten und anderen Juristen, um Ihnen bei schwierigen Rechtsfragen oder -problemen die besten Lösungsansätze aufzuzeigen.
Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Ratgeberartikel, den unsere juristische Redaktion mit größtmöglicher Sorgfalt verfasst hat. Der Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und unsere Redakteure sind keine Rechtsanwälte. Selbstverständlich ersetzen die Informationen aus diesem Artikel keine Rechtsberatung im Einzelfall. Jeder individuelle Fall muss vorher durch einen Rechtsanwalt geprüft werden, um eine fundierte Handlungsempfehlung erteilen zu können.
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