Abmahnung schreiben: 5 Anforderungen & die häufigsten Fehler

1. Abmahnung schreiben: Wissen vorab

Mit einer Abmahnung weist der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auf eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung hin und droht im Wiederholungsfall mit einer verhaltensbedingten Kündigung – damit ist die Abmahnung das letzte arbeitsrechtliche Mittel vor der Kündigung. Wer eine Abmahnung schreiben möchte, muss zahlreiche inhaltliche Anforderungen erfüllen. So muss nicht nur der Vorwurf geschildert und gerügt, sondern auch auf die Vertragsbestimmungen hingewiesen werden.

Wer darf eine Abmahnung schreiben?

Abmahnungsberechtigte sind grundsätzlich alle Personen, die auch kündigungsberechtigt sind. Aber auch direkte Vorgesetzte, die weisungsbefugt sind, dürfen eine Abmahnung schreiben. Das sind beispielsweise

• Firmeneigentümer,
• Geschäftsführer oder
• Personalleiter.

Gründe für eine Abmahnung

Gründe, aus denen Sie eine Abmahnung schreiben dürfen, sind Verstöße gegen haupt- und nebenvertragliche Pflichten des Arbeitsnehmers. Es kann helfen, wenn Sie allerdings noch vor Erstellung der Abmahnung prüfen, ob diese als Reaktion auf das Fehlverhalten des Arbeitnehmers gerechtfertigt ist. Bei dieser Abwägung kann ein Gespräch mit dem Arbeitnehmer weiterhelfen, wobei dieser seine Sichtweise erläutern kann. Diese Anhörung ist laut mancher Tarifverträge sogar obligatorisch.

2. Wie Sie erfolgreich eine Abmahnung schreiben

Die Arbeitsgerichte stellen hohe Ansprüche an Abmahnungen, weswegen sich Arbeitgeber unbedingt an verschiedene Anforderungen halten müssen. Andernfalls könnten Sie riskieren, dass eine berechtigte Abmahnung unwirksam ist.

Wie Sie als Arbeitgeber eine rechtssichere Abmahnung schreiben und die häufigsten Fehler vermeiden können, lesen Sie ausführlich in den folgenden Abschnitten.

Formvorschriften

Es gibt keine gesetzlichen Formvorschriften, weswegen Sie die Abmahnung

• mündlich,
• per E-Mail,
• per SMS,
• per Fax oder
• per Brief

dem Arbeitnehmer zukommen lassen können. Am besten geeignet ist allerdings eine Zustellung per Post bzw. Einschreiben. So können Arbeitgeber sicherstellen, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung auch erhält – und haben zudem auch einen Nachweis über deren Zustellung.

Abmahnungen müssen zudem

• eindeutig
• präzise und
• wahrheitsgemäß

formuliert werden. Schwammige Formulierungen wie „häufig“, „unfreundlich“ oder „schlecht“ sind deswegen zu vermeiden und durch konkrete Beispiele zu ersetzen.

5 Anforderungen, die eine rechtswirksame Abmahnung erfüllen muss

2012 konkretisierte das Bundearbeitsgericht in einem Urteil (AZR 258/11) Anforderungen, die eine rechtswirksame Abmahnung erfüllen sollte. Die wichtigsten stellen wir Ihnen jetzt im Überblick vor:

Schilderung des Vorwurfs

Zuerst sollten die Vorwürfe bezüglich des Arbeitnehmers ausführlich beschrieben und belegt werden. Das Fehlverhalten ist also möglichst genau und wahrheitsgemäß zu schildern. Diese Schilderung muss durch die Angabe von

• Ort,
• Datum und
• Uhrzeit

eindeutig belegbar sein. Sollten Mitarbeiter Zeugen des vertragswidrigen Verhaltens geworden sein, können diese ebenfalls benannt werden.

Hinweis auf die Bestimmungen des Arbeitsvertrags

Sobald Sie den Vorwurf geschildert haben, muss ein expliziter Hinweis auf die verletzte Vertragspflicht im Arbeitsvertrag folgen – ansonsten ist das Abmahnschreiben ungültig. Optimalerweise nutzen Sie hier den Wortlaut aus dem Arbeitsvertrag.

Aufforderung zur Unterlassung

Anschließend muss der Arbeitnehmer aufgefordert werden, dieses Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen. Machen Sie deutlich, dass Sie diese Pflichtverletzung nicht weiter dulden werden. Damit wird dem abgemahnten Arbeitnehmer die Chance für eine Verhaltensanpassung und -besserung geboten.

Androhung verhaltensbedingter Kündigung

Schließlich sollte bei einer Abmahnung darauf geachtet werden, dass unmissverständlich mit einer verhaltensbedingten Kündigung bei Nichtabstellung der arbeitsvertraglichen Verletzungen gedroht wird. Andernfalls ist die Abmahnung nicht als solche, sondern als Ermahnung zu verstehen. Eine Ermahnung stellt nämlich keine rechtssichere Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung dar.

Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers

Abschließend empfiehlt sich ein Vermerk am Ende der Abmahnung, der den Empfang der Abmahnung durch den Arbeitnehmer belegt. Somit kann sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung auch erhalten hat. Diese Empfangsbestätigung kann der Arbeitnehmer allerdings auch verweigern. Deshalb genügt in diesem Zusammenhang hilfsweise die Unterschrift eines Zeugen.

Wenn Sie die Abmahnung alternativ als Brief durch ein Einschreiben mit Rückschein zustellen lassen, gilt der Rückschein als rechtssichere Dokumentation für den Empfang durch den Arbeitnehmer.

Häufige Fehler & wie Sie sich vermeiden lassen

Bei der Erstellung einer Abmahnung können viele Fehler gemacht werden, die zu deren Unwirksamkeit führen können. Folgende Fehler können Sie vermeiden:

• Durchnummerierung von Abmahnungen: Nummerieren Sie die Abmahnungen an Ihren Arbeitnehmer durch und eine der Abmahnungen ist ungültig, sind alle darauffolgenden nummerierten Abmahnungen ebenfalls unwirksam.
• Mehrere Pflichtverstöße in einer Abmahnung: Wenn einer der aufgeführten Pflichtverstöße unwirksam ist, gilt die gesamte Abmahnung als unwirksam.
• Häufiges Abmahnen: Abmahnungen sollten als letztes Mittel vor der Kündigung angesehen werden. Ihre Arbeitnehmer können Abmahnungen allerdings schnell auf die leichte Schulter nehmen, wenn sie zu häufig erfolgen. Des Weiteren kann ein Arbeitsgericht die Ernsthaftigkeit der Abmahnungen bezweifeln, wenn diese mit einer entsprechenden Regelmäßigkeit ausgesprochen werden.
• Zu späte Kündigung: Eine verhaltensbedingte Kündigung darf sich nicht auf Pflichtverletzungen beziehen, die bereits mehrere Jahre zurückliegen. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf Verjährung. Das bedeutet auch, dass nach einigen Jahren die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann. Eine konkrete Frist dafür gibt es allerdings nicht.
• Kündigungsgrund verbrauchen: Wurde eine Pflichtverletzung bereits abgemahnt, darf diese zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr als Kündigungsgrund dienen.

3. Muster-Vorlage

Im Folgenden finden Sie eine Muster-Vorlage für Abmahnungen, welche wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen.

4. Was tun, wenn der Arbeitnehmer Widerspruch einlegt?

Gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) und § 242 BGB besitzt der Arbeitnehmer das Recht zur schriftlichen Gegendarstellung. Diese darf auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Personalakte hinzugefügt und der Abmahnung beigeordnet werden.

Der Arbeitgeber darf diese Gegendarstellung nur zurückweisen, wenn diese für ihn unzumutbar oder rechtsmissbräuchlich ist. Rechtsmissbräuchlich sind in diesem Zusammenhang alle Äußerungen, die

• beleidigen oder
• sich nicht auf die Abmahnung beziehen.

Sollten zudem andere Arbeitnehmer Zeugen des abgemahnten Vorfalles sein und die Sicht des abgemahnten Arbeitnehmers bestätigen können, können Erklärungen dieser ebenfalls der Personalakte hinzugefügt werden.

5. Tipp: umfassende Beratung zu Abmahnungen

Arbeitgeber können Arbeitnehmer bei der Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten abmahnen. Damit eine Abmahnung wirksam ist, sind verschiedene formale und inhaltliche Anforderungen zu beachten. Andernfalls könnte eine berechtigte Abmahnung nicht rechtsgültig sein. Um festzustellen, ob alle wichtigen Voraussetzungen an eine Abmahnung erfüllt sind oder sich rechtliche Alternativen anbieten, kann ein Anwalt helfen. Dieser kann die Abmahnung schreiben, deren Wirksamkeit gewährleisten und Sie über alle damit verbundenen Risiken informieren.

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