Sobald ein Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt, darf dieses Fehlverhalten durch den Arbeitgeber abgemahnt werden. Damit Abmahnungen wirksam sind, müssen allerdings bestimmte inhaltliche und formale Anforderungen beachtet werden. Wie Sie eine wirksame und rechtssichere Abmahnung schreiben können, wie sich Fehler vermeiden lassen und was bei einem Widerspruch des Arbeitnehmers getan werden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Mit einer Abmahnung weist der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auf eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung hin und droht im Wiederholungsfall mit einer verhaltensbedingten Kündigung – damit ist die Abmahnung das letzte arbeitsrechtliche Mittel vor der Kündigung. Wer eine Abmahnung schreiben möchte, muss zahlreiche inhaltliche Anforderungen erfüllen. So muss nicht nur der Vorwurf geschildert und gerügt, sondern auch auf die Vertragsbestimmungen hingewiesen werden.
Abmahnungsberechtigte sind grundsätzlich alle Personen, die auch kündigungsberechtigt sind. Aber auch direkte Vorgesetzte, die weisungsbefugt sind, dürfen eine Abmahnung schreiben. Das sind beispielsweise
Arbeitnehmer dürfen auch ihren Arbeitgeber abmahnen, wenn dieser seinen vertraglichen Pflichten nicht nachkommt. Das kann notwendig sein, wenn der Arbeitnehmer Opfer von Mobbing geworden ist oder Lohnzahlungen regelmäßig zu spät bzw. gar nicht erfolgen.
Gründe, aus denen Sie eine Abmahnung schreiben dürfen, sind Verstöße gegen haupt- und nebenvertragliche Pflichten des Arbeitsnehmers. Es kann helfen, wenn Sie allerdings noch vor Erstellung der Abmahnung prüfen, ob diese als Reaktion auf das Fehlverhalten des Arbeitnehmers gerechtfertigt ist. Bei dieser Abwägung kann ein Gespräch mit dem Arbeitnehmer weiterhelfen, wobei dieser seine Sichtweise erläutern kann. Diese Anhörung ist laut mancher Tarifverträge sogar obligatorisch.
Die Arbeitsgerichte stellen hohe Ansprüche an Abmahnungen, weswegen sich Arbeitgeber unbedingt an verschiedene Anforderungen halten müssen. Andernfalls könnten Sie riskieren, dass eine berechtigte Abmahnung unwirksam ist.
Wie Sie als Arbeitgeber eine rechtssichere Abmahnung schreiben und die häufigsten Fehler vermeiden können, lesen Sie ausführlich in den folgenden Abschnitten.
Es gibt keine gesetzlichen Formvorschriften, weswegen Sie die Abmahnung
dem Arbeitnehmer zukommen lassen können. Am besten geeignet ist allerdings eine Zustellung per Post bzw. Einschreiben. So können Arbeitgeber sicherstellen, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung auch erhält – und haben zudem auch einen Nachweis über deren Zustellung.
Abmahnungen müssen zudem
formuliert werden. Schwammige Formulierungen wie „häufig“, „unfreundlich“ oder „schlecht“ sind deswegen zu vermeiden und durch konkrete Beispiele zu ersetzen.
2012 konkretisierte das Bundearbeitsgericht in einem Urteil (AZR 258/11) Anforderungen, die eine rechtswirksame Abmahnung erfüllen sollte. Die wichtigsten stellen wir Ihnen jetzt im Überblick vor:
Schilderung des Vorwurfs
Zuerst sollten die Vorwürfe bezüglich des Arbeitnehmers ausführlich beschrieben und belegt werden. Das Fehlverhalten ist also möglichst genau und wahrheitsgemäß zu schildern. Diese Schilderung muss durch die Angabe von
eindeutig belegbar sein. Sollten Mitarbeiter Zeugen des vertragswidrigen Verhaltens geworden sein, können diese ebenfalls benannt werden.
Hinweis auf die Bestimmungen des Arbeitsvertrags
Sobald Sie den Vorwurf geschildert haben, muss ein expliziter Hinweis auf die verletzte Vertragspflicht im Arbeitsvertrag folgen – ansonsten ist das Abmahnschreiben ungültig. Optimalerweise nutzen Sie hier den Wortlaut aus dem Arbeitsvertrag.
Aufforderung zur Unterlassung
Anschließend muss der Arbeitnehmer aufgefordert werden, dieses Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen. Machen Sie deutlich, dass Sie diese Pflichtverletzung nicht weiter dulden werden. Damit wird dem abgemahnten Arbeitnehmer die Chance für eine Verhaltensanpassung und -besserung geboten.
Androhung verhaltensbedingter Kündigung
Schließlich sollte bei einer Abmahnung darauf geachtet werden, dass unmissverständlich mit einer verhaltensbedingten Kündigung bei Nichtabstellung der arbeitsvertraglichen Verletzungen gedroht wird. Andernfalls ist die Abmahnung nicht als solche, sondern als Ermahnung zu verstehen. Eine Ermahnung stellt nämlich keine rechtssichere Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung dar.
Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers
Abschließend empfiehlt sich ein Vermerk am Ende der Abmahnung, der den Empfang der Abmahnung durch den Arbeitnehmer belegt. Somit kann sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung auch erhalten hat. Diese Empfangsbestätigung kann der Arbeitnehmer allerdings auch verweigern. Deshalb genügt in diesem Zusammenhang hilfsweise die Unterschrift eines Zeugen.
Wenn Sie die Abmahnung alternativ als Brief durch ein Einschreiben mit Rückschein zustellen lassen, gilt der Rückschein als rechtssichere Dokumentation für den Empfang durch den Arbeitnehmer.
Bevor Sie wirksam kündigen können, müssen je nach Einzelfall und Schwere der Pflichtverstöße mehr oder weniger Abmahnungen erfolgen. Sofern mehrere Abmahnungen notwendig sind, können Sie daher die Androhung der verhaltensbedingten Kündigung mit jeder weiteren Abmahnung in ihrer Intensivität steigern.
Bei der Erstellung einer Abmahnung können viele Fehler gemacht werden, die zu deren Unwirksamkeit führen können. Folgende Fehler können Sie vermeiden:
Im Folgenden finden Sie eine Muster-Vorlage für Abmahnungen, welche wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen.
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Kostenlose Vorlage für eine Abmahnung.
Jede Abmahnung muss allerdings individuell auf den Einzelfall angepasst werden. Deshalb kann das Muster lediglich eine Orientierung sein.
Gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) und § 242 BGB besitzt der Arbeitnehmer das Recht zur schriftlichen Gegendarstellung. Diese darf auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Personalakte hinzugefügt und der Abmahnung beigeordnet werden.
Der Arbeitgeber darf diese Gegendarstellung nur zurückweisen, wenn diese für ihn unzumutbar oder rechtsmissbräuchlich ist. Rechtsmissbräuchlich sind in diesem Zusammenhang alle Äußerungen, die
Sollten zudem andere Arbeitnehmer Zeugen des abgemahnten Vorfalles sein und die Sicht des abgemahnten Arbeitnehmers bestätigen können, können Erklärungen dieser ebenfalls der Personalakte hinzugefügt werden.
Arbeitgeber können Arbeitnehmer bei der Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten abmahnen. Damit eine Abmahnung wirksam ist, sind verschiedene formale und inhaltliche Anforderungen zu beachten. Andernfalls könnte eine berechtigte Abmahnung nicht rechtsgültig sein. Um festzustellen, ob alle wichtigen Voraussetzungen an eine Abmahnung erfüllt sind oder sich rechtliche Alternativen anbieten, kann ein Anwalt helfen. Dieser kann die Abmahnung schreiben, deren Wirksamkeit gewährleisten und Sie über alle damit verbundenen Risiken informieren.
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Für jede Abmahnung muss es einen triftigen Grund geben. Dazu gehören z. B. Arbeitsverweigerung, Unpünktlichkeit, Alkohol am Arbeitsplatz, Beleidigung gegenüber Vorgesetzten oder Diebstahl.
Eine Abmahnung ist grundsätzlich formlos möglich, sie kann also auch mündlich ausgesprochen oder per E-Mail versandt werden. Eine korrekte Abmahnung besteht aus einer ausführlichen Schilderung des Fehlverhaltens (mit Datum, Ort und Zeit), dem Hinweis auf die Bestimmungen des Arbeitsvertrags, einer Aufforderung zur Unterlassung sowie der Androhung einer Kündigung, wenn der Arbeitnehmer das Verhalten nicht einstellt.
Die Abmahnung ist unzulässig, wenn der Arbeitnehmer gar nicht gegen seine Pflichten verstoßen hat, oder die abgemahnten Verstöße bereits mehrere Jahre zurückliegen.
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