Die Umwandlung einer GmbH in eine AG – so gelingt der Formwechsel

1. Vorteile & Gründe: Umwandlung einer GmbH in eine AG

Unternehmen verändern sich – nicht immer bleibt die ursprünglich gewählte Rechtsform der GmbH dauerhaft die beste Lösung.

Welche Rechtsträger (z. B. eine GmbH) einen Formwechsel vollziehen dürfen und welche Bestimmungen dabei gelten, beschreibt das Umwandlungsgesetz (UmwG).

Soll das Unternehmen beispielsweise stark wachsen oder neue Märkte erschließen und benötigt dazu zusätzliches Kapital, kann die formwechselnde Umwandlung der GmbH in eine AG vorteilhaft sein. Tatsächlich entstehen die meisten AGs durch eine entsprechende Umwandlung.

Folgende Gründe und Vorteile können für die Umwandlung sprechen:

• Kapitalerhöhung: Kapital ist relativ einfach durch den Verkauf von Aktien zu beschaffen.
• Unabhängigkeit von Bankkrediten: Die Kapitalbeschaffung durch Aktien senkt die Abhängigkeit von Bankkrediten.
• Einfache Übertragung von Unternehmensanteilen: Unternehmensanteile sind formlos und ohne notarielle Beurkundung übertragbar.
• Hohes Ansehen: AGs genießen ein hohes Ansehen bei Banken und Geschäftspartnern – auch international.
• Mitarbeiterbindung: Mitarbeiter können Aktien erwerben und finanziell vom Erfolg des Unternehmens profitieren.
• Expertise durch Aufsichtsrat: Der Aufsichtsrat bringt dem Unternehmen Erfahrung und Kompetenz – durch die Kontrolle der AG schafft er zudem Sicherheit für Anleger.

2. Formwechsel in 5 Schritten

Eine Aktiengesellschaft benötigt als finanzielle Grundlage mindestens 50.000 € Grundkapital nach dem Abzug sämtlicher Verbindlichkeiten. Deswegen müssen AGs nicht zwangsläufig finanzstarke und große Unternehmen sein – auch kleinere Familienunternehmen und sogenannte „1-Mann-AGs“ mit nur einem Gesellschafter sind möglich.

Ist das Grundkapital vorhanden, lässt sich die GmbH nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG) in 5 Schritten in eine AG umwandeln:

I. Umwandlungsbericht erstellen
II. Umwandlung beschließen
III. Gründungsbericht verfassen
IV. Gründung prüfen
V. AG ins Handelsregister eintragen

Die AG ist eine vergleichsweise komplexe Gesellschaftsform. Um den Formwechsel einer GmbH in eine AG rechtssicher durchzuführen und zeitliche Verzögerungen oder finanzielle Schäden zu vermeiden, kann die Beratung durch einen Anwalt für Gesellschaftsrecht hilfreich sein.

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I. Umwandlungsbericht erstellen

Die Geschäftsführung der GmbH muss einen Umwandlungsbericht erstellen und damit die Gesellschafter über sämtliche Änderungen durch die Umwandlung der GmbH in eine AG informieren.

Der Umwandlungsbericht ist verpflichtend. Ausnahmen bilden 1-Mann-GmbHs oder der notariell beurkundete Verzicht aller Gesellschafter auf den Bericht.

Wichtige Inhalte des Berichts sind u. a.:

• Gründe der Umwandlung
• Wirtschaftliche und rechtliche Folgen
• Anteile der Gesellschafter an der künftigen AG
• Entwurf des Umwandlungsbeschlusses

Tragen Gesellschafter die Umwandlung nicht mit, können sie aus der Gesellschaft austreten. In diesem Fall muss die Geschäftsführung im Umwandlungsbericht eine Abfindungssumme nennen.

Die Gesellschafter müssen den Bericht mindestens 1 Monat vor der Gesellschafterversammlung zur Abstimmung über die Umwandlung erhalten. Innerhalb dieser Frist erhält der Betriebsrat – sofern es einen gibt – den Entwurf des Umwandlungsbeschlusses und muss dessen Erhalt schriftlich bestätigen. Der Nachweis ist für die Eintragung ins Handelsregister erforderlich.

II. Umwandlung beschließen

Der offizielle Beschluss über die Umwandlung der GmbH in eine AG ist nur während einer Gesellschafterversammlung möglich. In dieser besprechen die Gesellschafter den Umwandlungsbericht und den Entwurf des Umwandlungsbeschlusses, der u. a. die Beteiligung der Gesellschafter an der AG regelt.

Anschließend stimmen die Gesellschafter über die Umwandlung ab, wobei mindestens 75 % zustimmen müssen – sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes geregelt ist. Andernfalls ist eine Umwandlung nicht möglich. Ist die Umwandlung mehrheitlich entschieden, muss ein Notar den Umwandlungsbeschluss anschließend beurkunden.

Der Umwandlungsbeschluss beantwortet folgende Fragen:

• Beteiligung an der AG: Welche Gesellschafter sind an der künftigen AG beteiligt?
• Aufteilung der Aktien: In welchem Umfang erhalten einzelne Gesellschafter Anteile in an der AG?
• Mögliche Sonderrechte: Welche Sonderrechte erhalten Gesellschafter mit den Aktien – z. B. Aktien mit oder ohne Stimmrecht, Namensaktien usw.
• Satzung der AG: Alle wichtigen Regelungen für die AG (Unternehmensgegenstand, Grundkapital, Anzahl der Aktien, Regelungen zu Vorstand bzw. Aufsichtsrat wie Größe und Vergütung usw.).

Die Gesellschafter, die für die Umwandlung gestimmt haben, gelten nun als Gründer. Sie bestimmen den Aufsichtsrat, der anschließend den Vorstand bestellt – meist ist das die ehemalige Geschäftsführung der GmbH. Ein Notar muss die Bestellung des Aufsichtsrats und die Einsetzung des Vorstandes beurkunden.

III. Gründungsbericht verfassen

Nach dem Beschluss über den Formwechsel der GmbH in eine AG müssen die Gründer einen umfassenden Gründungsbericht erstellen, der u. a. folgende Inhalte hat:

• Alle vom Notar beurkundeten Dokumente wie Umwandlungsbeschluss, Beurkundung des Aufsichtsrats, ggf. Verzicht auf Umwandlungsbericht usw.
• Satzung der neuen AG
• Kapitalerhöhung (wenn das aktuelle Stammkapital der GmbH noch nicht 50.000 € beträgt)
• Berufung von Aufsichtsrat bzw. Vorstand und deren etwaige Aktien

Kernstück des Gründungsberichts ist ein detaillierter Finanzbericht, der eine Aufstellung über das gesamte Vermögen der GmbH enthält. Damit lässt sich das für die AG-Umwandlung notwendige Grundkapital nachweisen und der Unternehmenswert bestimmen. Nach diesem richtet sich der Wert der Aktien.

IV. Gründung prüfen

Der Gründungsbericht ist von Vorstand und Aufsichtsrat zu überprüfen. Zusätzlich ist ein externer Gründungsprüfer vorgeschrieben, den das zuständige Registergericht nach einer Beantragung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) bestellt. In der Regel ist dies ein Wirtschaftsprüfer.

Vorstand, Aufsichtsrat und der Gründungsprüfer überprüfen, ob

• Die Angaben der Gründer zur Aktienverteilung stimmen
• Eventuelle Sondervorteile der Aktionäre korrekt dargestellt sind
• Die Finanzen der GmbH im Gründungsbericht korrekt aufgeschlüsselt sind und damit das Grundkapital und der Wert der Aktien stimmen

Auch der Prüfer muss einen schriftlichen Bericht erstellen und diesen an die IHK übermitteln. Stellt das Registergericht fest, dass nicht alle Vorgaben erfüllt oder die Dokumente unvollständig sind, bittet es die IHK um eine Einschätzung.

V. AG ins Handelsregister eintragen

Eine AG ist ebenso wie eine GmbH dazu verpflichtet, sich beim zuständigen Registergericht ins Handelsregister einzutragen. Erst durch die Eintragung ist die Aktiengesellschaft rechtlich konstituiert – also gegründet.

Alle Gründungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder müssen die Eintragung ins Handelsregister beantragen. Sie reichen dazu wichtige Dokumente wie die Satzung, den Gründungsbericht usw. an einen Notar weiter, der diese überprüft, beglaubigt und die Unterlagen an das zuständige Registergericht weiterleitet.

Das Registergericht prüft die Vollständigkeit und Korrektheit der Unterlagen in den folgenden 2 bis 4 Wochen. Gibt es keine Beanstandungen, ist die GmbH mit der Eintragung in eine AG umgewandelt.

Die neue Aktiengesellschaft ist anschließend zur Bekanntmachung im Bundesanzeiger verpflichtet, dem offiziellen Bekanntmachungsorgan.

3. Das ändert sich durch den Formwechsel

Mit dem Formwechsel einer GmbH in eine AG sind grundlegende Veränderungen der internen Unternehmensstruktur und der Führungsebene verbunden. Das Unternehmen ist nun dem komplexeren Aktienrecht unterstellt und das Grundkapital der AG wird in Aktien aufgeteilt, die den Wert des Unternehmens widerspiegeln.

Die Gesellschafter der GmbH sind nun Aktionäre. Handelt die AG mit ihren Aktien an der Börse, können neue Aktionäre hinzukommen. Sie besitzen ein Stimmrecht und können in der Hauptversammlung Einfluss auf das Unternehmen nehmen.

Die Führung der AG obliegt folgenden 3 Organen:

• Vorstand: Er übernimmt die Geschäftsführung und besteht aus mindestens 1 Person (meist die vorherige Geschäftsführung der GmbH).
• Aufsichtsrat: Er besteht aus mindestens 3 Mitgliedern und kontrolliert den Vorstand und die Finanzen. Außerdem bestellt und berät er den Vorstand und kann ihn bei z. B. Verstößen gegen die Satzung abberufen.
• Hauptversammlung: Sie wählt z. B. den Aufsichtsrat und entscheidet über die Gewinnverwendung. Die Versammlung setzt sich aus allen Aktieninhabern zusammen, die je nach Aktienart ggf. ein Stimmrecht haben.

Das ändert sich durch die Umwandlung nicht

Durch den Formwechsel einer GmbH in eine AG wechselt das Unternehmen lediglich ihr „Kleid“ – bis auf Rechtsform und Organisation ändert sich nichts.

Folgendes bleibt vom Formwechsel unberührt:

• Verträge mit Kunden und Geschäftspartnern (z. B. Lieferanten)
• Arbeitsverträge mit Mitarbeitern
• Betriebsvereinbarungen
• Tarifvereinbarungen
• Vermögen des Unternehmens
• Verbindlichkeiten des Unternehmens

Zudem läuft der Geschäftsbetrieb bei der Umwandlung einer GmbH in eine AG wie gewohnt weiter.

4. Steuern & Kosten

Der Formwechsel der GmbH in eine AG hat keine steuerlichen Auswirkungen, da beide Kapitalgesellschaften dieselben Steuern zahlen müssen.

Die Umwandlung der GmbH in eine AG ist mit folgenden Kosten verbunden, die je nach Unternehmenswert stark variieren können:

• Notarkosten: Diese sind im Gerichts- und Notarkostengesetz festgesetzt und berechnen sich nach dem Vermögen der GmbH. Sie fallen geringer aus, wenn der Notar nur eine Beglaubigung der Dokumente vornimmt.
• Kosten für Wirtschafts- bzw. Gründungsprüfer: Das Honorar ist u. a. vom Umfang der Prüfung abhängig – je gründlicher die GmbH Buch führt, umso weniger Kosten fallen an. Der Stundenlohn eines Wirtschaftsprüfers liegt durchschnittlich bei 150 €.
• Eintragung ins Handelsregister: Dafür fallen 240 € an.
• Bekanntmachung im Bundesanzeiger: Der Preis richtet sich nach der Zeichenanzahl der Bekanntmachung und beträgt mindestens 25 €.

5. Benötige ich einen Anwalt?

Die Umwandlung einer GmbH in eine AG ist ein zeit- und kostenintensiver Prozess, der eine sorgfältige und rechtzeitige Planung sowie Umsetzung erfordert. Durch die Rechtsform der Aktiengesellschaft kommen neue Verpflichtungen auf die Gesellschafter zu, deren Missachtung zeitliche Verzögerungen und finanzielle Schäden nach sich ziehen kann.

Um den Formwechsel von Beginn an rechtssicher zu gestalten und nicht unnötig in die Länge zu ziehen, kann sich die frühzeitige Einbindung eines Anwalts empfehlen. Er unterstützt Sie umfassend bei der Planung und allen erforderlichen Schritten.

Ein Anwalt klärt Sie umfassend über alle relevanten Veränderungen durch die Umwandlung auf. Mit anwaltlicher Unterstützung können Sie sicher sein, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben – z. B. im Gründungsbericht oder in der Satzung – erfüllen und die Aktiengesellschaft ordnungsgemäß errichten. So verlieren Sie keine kostbare Zeit für aufwendige Nachbesserungen.

Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern können den Umwandlungsprozess ebenfalls erheblich in die Länge ziehen – ein Anwalt vermittelt hier und findet eine für alle Seiten zufriedenstellende Lösung. Er vermeidet so vor allem nachträgliche Rechtsstreitigkeiten.